وصف العمل:
توفير الدعم الإداري الكامل مع التركيز على المهارات التنظيمية، وإدارة الوقت وإنتاجية عالية الجودة في مجموعة واسعة من المرافق والمشتريات (F & P) والأنشطة.
المسؤوليات الرئيسية:
التسهيلات
- الإشراف على الصيانة والتنظيف في مكاتب دبي، مركز دبي المالي العالمي / الشارقة و ضمان الحصول على أفضل نوعية من العمل.
-المساعدة في جميع المشاريع المتعلقة بالمكاتب، الترميم _حركة الموظفين داخل المكاتب.
-السعي إلى المبادرة في سبل تحسين بيئة المكاتب، إعادة التدوير والعمليات الصديقة للبيئة أخرى.
-أمن المعلومات (التخلص الآمن من معلومات سرية لإعادة التدوير).
-التنسيق مع الاستشاريين الأمنين بشأن المسائل المتعلقة لدينا بمكتب الوصول، الدوائر التلفزيونية المغلقة وغيرها
الأجهزة الأمنية.
-صيانة القنوات الفضائية المكتب وأجهزة التلفزيون.
-العمل كمنسق الصحة والسلامة والتي تشمل الحفاظ على إمدادات الإسعافات الأولية والترتيب.
-اطلاق التداريب التحذيرية وفقا للوائح الدفاع المدني في دبي.
-الإشراف على السائقين EY، حل أي مشاكل _المتصاعدة إلى محطات الأرصاد الجوية الأوتوماتية عند الضرورة.
-التأكد من أن جميع سيارات الشركة مؤمنة بالكامل، مسجلة، تبقى نظيفة وآمنة للقيادة.
-التأكد من أن السيارات المؤجرة تستخدم وفقا لعقد الإيجار وأن عقود الإيجار يتم تجديدها في الوقت المناسب.
-ترتيب بيع سيارات الشركة عند الضرورة.
- الاحتفاظ بسجل من استخدام السيارة والحوادث وغرامات هيئة الطرق والمواصلات.
- تقديم تقرير شهري للسائق لللشؤون المالية لشحن الوقت لسائق العميل.
-التنسيق مع الرحالون العرب لترتيب الحافلات المكوكية للموظفين و EY _التعامل مع أي المشكلات التي تحدث.
-تخصيص أماكن وقوف السيارات في برج الصقر التجارية تمشيا مع سياسة وقوف السيارات.
-إدارة هيئة الطرق والمواصلات الشهرية وتطبيقات بطاقة وقوف السيارات لللسائقين الجدد.
-تدريب إدارة الغرف وتشمل عادة إعداد، ترتيب الأغذية والمشروبات.
-حضور F & P في النجارة التعريفي الجديد احتياطيا عند الضرورة إلى المشرف على مكان العمل.
-العمل مع PROs لتطبيقات Ejari وتجديد الرخصة التجارية للمشتريات.
-إدارة الأنشطة الشرائية والمشتريات المحلية للسلع مثل معدات المكاتب غير المعلوماتية -ولوازمها.
-المعرفة من سياسة وإجراءات التأمين الطبي العامل حتى يمكن إعطاء هذه النصيحة للموظفين عند الطلب.
-الحصول على عروض الأسعار وشراء الأثاث والمعدات المكتبية والقرطاسية، وما إلى ذلك مع الموافقة.
-التوفيق بين الفواتير، قبل تقديم الموافقة عليها. تحديث قائمة شراء دفتر الأستاذ / بائع أشخاص.
-تقديم الدعم للأعضاء الآخرين خلال الفترات المزدحمة وفي حالة عبء العمل المتباينة.
-إجراء عملية PMDP لجميع المستشارين بطريقة عادلة ومهنية وفي الوقت المناسب.
-المشاركة في المناقشات السنوية من أجل المراجعة إلى تقديم التعليقات المسترجعة وتقييم المقترح للمستشارين .
التفاعلات الداخلية الرئيسية:
1. الشركاء المحليين / المدراء التنفيذيين.
2. الموظفين.
3. الخدمات المشتركة العالمية.
التفاعلات الخارجية:
1. جميع البائعين لإدارة المرافق.
2. جميع الباعة للمشتريات.
3.إدارة الصقر البناء.
4. شركات التأجير _النقل للسيارات.
المهارات المطلوبة والخبرة:
-المؤهلات والخبرة.
-المؤهلات التعليمية.
-شهادة جامعية أو ما يعادلها.
التجربة:
-ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة في العمل في الإدارة في وتيرة سريعة داخل بيئة الشركات.
-معرفة متوسطة من وورد وباور بوينت متوسطة / متقدمة إكسل.
-التعرض للعمل داخل بيئة الشركات متعددة الجنسيات ومتعددة الثقافات.
• تجربة الإشراف مرغوبة.
المهارات:
• مهارات التواصل الجيد، بما في ذلك مستوى جيد من الانجليزية كتابة وتحدثا.
• القدرة على التخطيط للمستقبل _توقع المشاكل المحتملة.
• الثقة لاستخدام الأحكام الخاصة بهم بشكل استباقي لتقديم القرارات عند الاقتضاء.
• والاستعداد لتقديم تقارير مرحلية منتظمة بشأن المسائل الإدارية.
• العمل بطريقة مهنية مرنة.
• نهج الجودة المدفوعة، تهدف باستمرار لرفع المعايير العالية.
• القدرة على إبقاء الأمور سرية.
• القدرة على تشكيل شبكات مع الموظفين على جميع المستويات والتأثير بفعالية.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين .
كيفية تطبيق:
لمزيد من المعلومات الدخول على موقع الشركة على العنوان التالي:
http://www.ey.com/EM/en/Careers
