الوصف الوظيفي:
جامعة نيويورك أبوظبي (جامعة نيويورك أبوظبي) تبحث حاليا عن مساعد إداري يقدم تقارير إلى مدير مشارك، التعليم التنفيذي. سيكون مطلوبا من مساعد إداري لأداء مجموعة واسعة من واجبات مكتب الدينية، سكرتارية عامة بما في ذلك تلك التي لها طابع السرية في دعم مكتب التربية والتعليم التنفيذي. وسوف تكون هناك حاجة للرد على استفسارات عرض معرفة شاملة من دائرة الأنشطة والسياسات والبرامج، مع تأليف الرسائل والمراسلات. سوف يستتبع واجبات إضافية المعالجة العامة النصوص والجداول الإلكترونية وإدخال البيانات باستخدام وظائف المستوى المتوسط، تجهيز الوثائق للشراء، ومشاركة المدرب، والمدفوعات، وطلب الإمدادات، فضلا عن تقارير نفقة المعالجة، والحفاظ على قوائم المشاريع المحدثة، وإنتاج المواد التعليمية.
المسؤوليات الرئيسية:
يجيب على الإستفسارات النسبية للسياسات والإجراءات والأنشطة المكتبية ويقدم معلومات أساسية.
يستجيب للاستفسارات العامة، يحل المشاكل الروتينية، ويتشاور مع المشرفين أو غيرهم، حسب الحاجة، على قضايا أكثر تعقيدا.
يؤلف الرسائل والمراسلات الروتينية لمراجعة المشرف والموافقة عليها.
يقرأ الوثائق للتأكد من دقتها واكتمالها.
يؤدي ويعالج النصوص والبيانات العامة وواجبات دخول.
يخلق ويحدث جداول البيانات.
يحدد جداول المواعيد، ويحافظ على التقويم الفردي و / أو قسم، ويجعل ترتيبات السفر.
يحافظ على ملفات وسجلات المكتب وإعداد التقارير حول البرامج.
متابعة الزائرين لتحديد كيفية مساعدتهم أو توجيههم إلى الشخص المناسب أو المكتب المناسب.
عمليات النفقات، تقرير نفقة، والمشتريات والوثائق المالية لتمكين فعالية سير العمل في مكتب التربية والتعليم التنفيذي (OEE) وللبرامج,
الاراف على عمليات المدفوعات واتفاقات المشاركة مع الإشراف عليها.
يؤدي واجبات كتابية أخرى: مواد مصورة والفاكس، أشكال العملية، والتقاط / تسليم البريد والمواد، الخ..
يحافظ على المخزون من اللوازم المكتبية العامة وزيادتهم لسب الحاجة.
تساعد في إعداد مواد البرامج حسب الحاجة.
المتطلبات التعليمية:
ضروري : درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال آخر ذي صلة.
متطلبات الخبرة:
ضروري: ما لا يقل عن 2 سنوات من الخبرة المكتبية
مهارات الاتصال الكتابية والشفوية في اللغة الإنجليزية الممتازة.
الكمبيوتر والبرمجيات الممتازة الكفاءة، بما في ذلك مايكروسوفت أوفيس.
مرغوب فيه :2 سنوات من الخبرة في مكتب منظمة الأكاديمية
للتطبيق من هنا:
http://nyuad.nyu.edu/en/about/careers/administration-staff/2014/10/administrative-assistant—executive-assistant.html
